Het bestuur van de Stichting Dorpshuis Uitdam streeft na om persoonsgegevens zodanig te registreren en te beheren dat de privacy zo optimaal mogelijk wordt gewaarborgd. Naast een Privacybeleid heeft het bestuur ook deze Privacyverklaring opgesteld. Hierin legt het bestuur uit hoe we de privacy waarborgen. In alle gevallen houdt de Stichting zich aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van 25 mei 2018. Bij onvolkomenheden graag in contact treden met de secretaris van de Stichting.

Stichting Dorpshuis Uitdam is ingeschreven in het handelsregister.

De essentie is dat het erom gaat hoe je met het verwerken (maken tot…, toevoegen aan…, hanteren, actualiseren, verzenden (evt.)) van persoonsgegevens omgaat en op welke wijze de betrokkene wordt geïnformeerd. De persoons(gegevens) en beeldmateriaal die de Stichting ontvangt om haar doeleinden te realiseren, zoals u informatie te verstrekken en het Jaarverslag samen te stellen, worden bewaard c.q. in een computer opgeslagen en verwerkt. Wettelijk gezien wordt de Stichting daarmee ‘verwerkingsverantwoordelijke’ en dus verantwoordelijk voor uw (persoons)gegevens en beeldmateriaal. Het bestuur van de Stichting Dorpshuis “Onder de Pannen” neemt deze verantwoordelijkheid serieus en gaat zo zorgvuldig en vertrouwelijk met alle gegevens om.

Alle gegevens die het bestuur ontvangt en verwerkt voor het doel van de Stichting worden in beveiligde computers opgeslagen en verwerkt. Computers staan in een veilige omgeving. Alleen de eigenaren van die computers hebben toegang. De secretaris is belast met de Gegevensbescherming.

De Stichting maakt gebruik van een G-mailaccount. Hierin staan alle e-mailadressen (naam, voorletters, e-mailaccount) van de dorpsbewoners en oud-dorpsbewoners die op eigen verzoek op één of andere manier betrokken willen zijn / blijven bij het dorpshuis dan wel geïnformeerd willen worden over de activiteiten. De e-mailadressen worden gebruikt voor digitale verzending van een Nieuwsbrief, mededelingen omtrent activiteiten (flyers) en toezending van het jaarverslag.

Verder onderhoud het bestuur contact met derden (huurders, bedrijven e.d.), de gegevens hiervan worden enkel gebruikt voor communicatie en facturering.

Verkregen beeldmateriaal staat op computers van het bestuur. Het bestuur dat beeldmateriaal, voornamelijk foto’s, krijgt of foto’s maakt bij activiteiten, gebruikt deze alleen met toestemming van betrokkenen en houdt er een fotoarchief op na.

De Stichting bewaart alle gegevens niet langer dan noodzakelijk of wettelijk vereist is. Wel kunnen gegevens langer bewaard worden uit historisch oogpunt, van belang voor de geschiedenis van de Stichting.

Wijzigingen in de (persoons)gegevens kunnen te allen tijde per e-mail worden doorgegeven aan de secretaris van het bestuur. U kunt desgevraagd inzage krijgen in de geregistreerde (persoons)gegevens en het vastgelegde beeldmateriaal. U kunt verzoeken om verwijdering van uw specifieke gegevens. Als het bestuur geen gevolg kan geven aan uw verzoek, wordt daarvan een gemotiveerde reden aangegeven. De reactietermijn hiervoor is max. 4 weken, die termijn geldt eveneens voor het wijzigen of verwijderen van de desbetreffende gegevens.

Het bestuur van de Stichting wil u er tevens op wijzen op de volgende mogelijkheid:

• Als u vermoedt dat uw persoonsgegevens zijn verwerkt op een manier die in strijd is met de privacywet, dan kunt u een zogeheten privacyklacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP); dat kan via hun website: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl

De financiële administratie wordt gevoerd door de penningmeester terwijl de overige administratie wordt verwerkt door de secretaris. Verder zijn andere bestuursleden of adviseurs belast met het specifiek bijhouden van de in een computersysteem opgeslagen agenda (voor afspraken gebruik dorpshuis) en verzending van documenten die informatie voor alle dorpsbewoners bevatten.

Alle gegevens die niet meer noodzakelijkerwijs bewaard moeten worden, zullen uit de bestanden dan wel uit het papierenarchief verwijderd worden, tenzij het bewaren ervan voor de geschiedenis van belang is.
In de notulen die van elke bestuursvergadering worden samengesteld gaat het om de actiepunten die bij de bestuurders liggen, persoonlijke zaken van natuurlijke personen worden niet of nauwelijks opgenomen. Notulen worden bewaard in een computer bij de secretaris en in een ordner; de ordners staan in een afgesloten kast in het dorpshuis;

Ten overvloede: het bestuur van de Stichting hecht veel waarde aan het beschermen van de persoonlijke levenssfeer van haar bestuurders en adviseurs, evenals van andere betrokkenen die persoonsgegevens en/of beeldmateriaal afstaan aan de Stichting. De persoonsgegevens en het beeldmateriaal worden uitsluitend gebruikt voor eigen doeleinden die de Stichting nastreeft. Daarom worden niet meer gegevens en/of beeldmateriaal in de administratie opgeslagen dan hoogst noodzakelijk is.

Het bestuur van de Stichting Dorpshuis Uitdam verkoopt geen bestanden dan wel persoonsgegevens aan derden. De website bevat op dit moment geen links naar andere websites.
Het bijhouden van de website ligt bij de voorzitter van de Stichting.

Wat betreft de website en het jaarverslag van de Stichting: het bestuur van de Stichting heeft haar website en het jaarverslag op zorgvuldige wijze en naar beste weten samengesteld. Hoewel wij ervan uitgaan dat de aan ons verstrekte informatie correct is, kunnen wij niet instaan voor de juistheid en/of volledigheid daarvan. Het bestuur aanvaardt dan ook geen enkele aansprakelijkheid voor eventueel alle geleden schade als gevolg van foutieve vermelding of onjuist beeldmateriaal op onze website; bij het samenstellen / opmaken van het jaarverslag wordt zorgvuldig gekeken naar tekst en bijpassende illustraties.

Met aan de Stichting geleverd beeldmateriaal (foto’s e.d.) en gegevens voor publicatie op onze website of in het jaarverslag (ter illustratie) gaan wij uiterst zorgvuldig om. Bij plaatsing gaat het bestuur van de Stichting ervan uit dat uitdrukkelijk toestemming is verleend door de maker van het beeldmateriaal dan wel degene die eventueel op het beeldmateriaal voorkomt. Het bestuur zelf maakt sporadisch foto’s van activiteiten die gebruikt kunnen worden voor de historie van de Stichting (Het dorpshuis) en voor het jaarverslag. Er kunnen geen rechten aan de informatie op onze website en in het jaarverslag worden ontleend.

Mocht onverhoopt een betrokkene schriftelijk aannemelijk bezwaar maken tegen publicatie van beeldmateriaal dan wel tegen de tekst op de website oftewel tegen de persoonsgegevens zoals die in de bestanden van de Stichting voorkomen, worden deze gegevens zo spoedig mogelijk van onze website en uit de bestanden verwijderd, dan wel gerectificeerd.

Het bestuur maakt gebruik van een G-mailaccount met e-mailadressen van dorpsbewoners en een aantal oud-dorpsbewoners. Voor het gebruik daarvan is toestemming gegeven op het moment dat het e-mailadres wordt verstrekt. Voor het gebruik van het dorpshuis dan wel het lenen van spullen van het dorpshuis wordt in veel gevallen gebruik gemaakt van een overeenkomst dan wel de naam en adresgegevens genoteerd. Deze gegevens worden beperkte tijd bewaard.